如何在没有工具的情况下实现“零收件箱”

您是否曾经有过这样的一天，当您决定查看您家的邮箱，看看那里是否有重要的东西时，您却发现无用的邮件、小册子和宣传材料被淹没了多年。

在这堆不需要的文件中，您找到了一封您等待了很长时间的重要信件。

多么令人沮丧！

好吧，前几天我也有类似的经历，但我的虚拟邮件。我从远古时代就一直在使用Google Mail 。它一直给我带来舒适的邮寄体验。

但是，最近我对收到的电子邮件感到太舒服了，而且懒惰了。因此，我的一些非常重要的电子邮件发生在一堆不太重要的电子邮件之下。

我决定鼓起勇气，一劳永逸地将我的收件箱管理到“零收件箱”的水平。

在本文中，我将分享一些我发现的有用技巧，以及关于如何在不使用其他软件或插件的情况下维护 Gmail 收件箱的其他有用信息。

什么是“零收件箱”？

对于每天发送和接收数十封（甚至数百封）电子邮件的普通电子邮件用户来说，“零收件箱”听起来可能像独角兽或圣诞老人或骑着独角兽的圣诞老人一样虚幻和不真实。

然而，更准确地说，“零收件箱”并不是没有电子邮件，而是将您的收件箱保持在一定水平，使每种类型的电子邮件都有自己的位置，并且不会弄乱主收件箱。

与数百万其他 Gmail 用户一样，我曾经认为收到电子邮件并将其保存在收件箱中是绝对自然的。另一方面，生产力专家说收件箱应该用于最重要的电子邮件。所有其他类型的不太重要的电子邮件应该去专门指定的文件夹。

起源

“零收件箱”一词最初是由生产力传教士 Merlin Mann 创造的，他经营着一个著名的生产力博客43 Folders。在 2007 年的 Google Tech Talk 上，Mann 就Inbox Zero进行了长达一小时的视频演示。

他的基本想法是通过自我激励的电子邮件过滤例程来管理您的收件箱，而无需使用任何额外的插件或软件。

虽然 Mann 的想法为电子邮件维护提供了基础，但是，其他一些专家已经建立在这个概念的基础上，并给出了实现“零收件箱”的更有用的提示。

实现“零收件箱”的有用技巧

时间永远不会停止，收到的电子邮件也是如此。这是我从时间和经验中学到的东西——对收到的电子邮件视而不见并不能解决问题，反而会继续折磨你。

因此，为了摆脱堆积如山的电子邮件造成的干扰，人们应该努力，或至少尝试实现“零收件箱”。花时间做一些（显然）像收件箱这样微不足道的事情听起来很荒谬，这是完全可以理解的，但是遵循下面提到的提示会给你一些简单的方法来做好这件事。

1.敢删

为了管理您的收件箱，您需要成熟地做出决定，并且足够明智地删除您不想要的电子邮件。大多数人对待电子邮件就像对待他们的衣橱一样，他们在衣柜里放一些过时的衣服，希望他们的时尚有一天能复兴。对他们来说，当你的衣橱里有一些仍然可以使用的新衣服时，最好是安全而不是因为买新衣服而破产。

同样地，人们倾向于保留绝对无用的电子邮件，并认为他们可能希望有一天能返回。对于这样的人，我建议，虽然重要的邮件记录下来是件好事，但是，首先要确定哪些是不重要的，然后将其删除。

2. OOR——外出响应

去度假最糟糕的事情就是回来后发现收件箱中有数百封待处理的电子邮件。为了避免这些人做各种事情，包括在整个假期定期检查电子邮件。

他们可能不知道的是，包括 Gmail 在内的几乎所有电子邮件服务提供商都有一项特殊的外出回复 (OOR) 功能。

他们所要做的就是写一封通用的电子邮件，说明您正在休假，回来后会回复所有电子邮件，然后对所有收到的电子邮件设置自动回复。这样当您回来时，您的收件箱中就不会乱七八糟了。

三、每周运营清理

如果您整个星期都太忙而无法回复和过滤收到的电子邮件，请每周抽出几个小时来清理您的收件箱并将其降至零。

您无需设定时间并找一个安静的房间即可。您可以在乘火车或公共汽车上下班时坐着等人，甚至在排队买咖啡时清理收件箱。如果您有时间玩游戏或与朋友聊天，您也有时间清理一些电子邮件。

4.过滤器和标签

Gmail 具有过滤器和标签的这一特殊功能，可为您提供组织传入电子邮件的最佳解决方案。您可以根据发件人、主题甚至关键字为不同类型的电子邮件创建不同的过滤器。您还可以使用附加说明自定义过滤器，例如收到时“跳过收件箱”或“删除”。

通过这种方式，您可以将电子邮件归档在不同的标签下，并将它们保存在保存记录的位置。此功能就像将某物移入文件柜以妥善保管，而不是将其放入垃圾桶。

您还可以根据标签的性质对标签进行分类，例如“阅读”、“执行”或“回复”等。这将使您更容易确定电子邮件回复的优先级。

5.取消订阅不需要的静音通知

电子通讯也是最容易造成混乱的事物之一，它们可能会堆积在您的收件箱中并导致您的重要电子邮件被忽略。您可以使用像Unroll.me这样的管理器，或者如果您不想收到公司、服务或社交媒体网站的任何电子通讯或宣传材料，则可以取消订阅。

每份时事通讯或小册子等在电子邮件底部都有一个“取消订阅”选项，您只需单击它即可取消订阅。

同样，所有社交媒体网站（如 Twitter、LinkedIn、Facebook 或 StumbleUpon 等）在底部都有“更改电子邮件设置”选项或“静音”功能，可以为您提供一键式解决方案来管理由他们引起的电子邮件堆积电子邮件通知。

结论

无论我们属于哪个行业，电子邮件已经成为我们日常交流的重要组成部分。然而，这种祝福也带来了一些并发症，其中之一就是收件箱被淹没。这似乎是一个微不足道的问题，但是，查看数百封未读电子邮件会导致沮丧和分心，从而影响您的日常工作效率。

不同的人有不同的方法，因此没有固定的模式来管理您的收件箱，实现“零收件箱”也不是一次性的事情。时不时地努力维护一个管理良好的收件箱完全取决于您。