如何为初学者设置 Zohomail
如果您经营一家中小型企业,带有自定义域的电子邮件服务对于简化与您的团队的协调非常有用。曾几何时,您可以使用自定义域从Google Apps或live.com 获得免费电子邮件服务。但是,订阅这些电子邮件服务的付费版本可能过于昂贵。
幸运的是,仍然有一家提供商提供带有自定义域的免费电子邮件服务,以及许多有用的功能,即Zoho Mail。
在本文中,我们将指导您了解 Zoho Mail 的不同方面以及如何整合它们。那么,让我们来看看以下内容。
云电子邮件提供商的优势?
您可能想知道为什么您应该使用其他电子邮件服务,而您的虚拟主机也提供电子邮件服务。您应该使用电子邮件提供商(尤其是云/SaaS 服务)(例如 Zoho Mail)而不是您的 Web 托管提供的服务有多种原因。
- 更好的可靠性和可用性——云电子邮件提供商被许多组织使用,并且比您的网络托管提供的电子邮件服务器更可靠。
- 每个用户更多的收件箱空间——如果您使用网络托管服务提供商的电子邮件服务,收件箱将只是他们提供的总磁盘空间的一部分。如果您的服务器上有 10 GB 的磁盘空间,并且您已经为您的网站、数据库和内容使用了 5GB,那么您只能为整个公司使用 5GB 的空间。使用Zoho Mail,您可以为每个用户提供5GB 的收件箱空间。
- 协作应用程序– 不仅是电子邮件,您还可以使用Zoho Docs 和 CRM 以及许多 Zoho 应用程序在公司内部进行协作。
- 通过引荐增加用户– 默认情况下,您可以在 Zoho Mail 中获得 10 个用户账户,但是,如果有人通过您的引荐注册到 Zoho Mail,您可以获得最多 15 个额外账户用于 3 个引荐。
注册 Zoho Mail
- 打开 Zoho Mail,然后点击立即开始。
- 在 Zoho Mail 的免费包上选择注册。
- 输入您的域名并单击添加域。如果您还没有域,您也可以通过 Zoho Mail 购买域。
- 在此页面上输入您的详细信息。您的 Zoho Mail ID 将是您的管理员帐户。填写此表格后,单击“注册”。
- 您的 Zoho Mail 账户即将准备就绪。现在是验证域所有权的时候了。单击继续以验证域所有权。
- Zoho Mail 将提供您必须创建的
zmverify.zoho.com
主机名作为. - 下面是在 Namecheap DNS 面板上创建别名/CNAME的示例。
- 在您的 DNS 面板上创建别名/CNAME 后,您可以点击Verify和Proceed。
设置 Zoho Mail
在为您的域注册 Zoho Mail 账户并验证域所有权后,现在是时候设置您的账户了。
- 在您的域名下创建您的第一个帐户。这也是您帐户的管理员。
- 如果您已经有用户,则可以在此步骤中添加用户。
- 组对于像或 这样的通用地址很有用,这将确保潜在客户或客户发送的电子邮件始终被您团队中的某个人阅读。您可以在此页面中创建组,但是,在本文中,我将跳过此步骤。
info@yourdomain.com
finance@yourdomain.com
- 邮件交换记录或 MX 记录是一个 DNS 值,它通知邮件服务器谁负责处理您的电子邮件。在此页面中,您将看到应为您的域创建的 MX 条目。主机名应该是
@
yourdomain.com 而不是你的 subdomain。您可能无法将优先级更改为10和20。可以使用其他数字,例如1和5或5和10,只要的优先级数字mx.zoho.com
小于mx2.zoho.com
。 - 以下是Namecheap DNS 面板上的 MX 条目示例。
- 您可以将电子邮件从 Web 托管提供商迁移到 Zoho Mail。您可以使用 POP 或 IMAP 将电子邮件从旧邮件服务器迁移到 Zohomail。正如 Zoho Mail 所建议的那样,最好在更改 MX 记录后迁移电子邮件。
- 在此页面上,您可以看到指向邮件客户端配置教程的链接。如果您更喜欢使用桌面邮件客户端,则可以按照邮件客户端的手册进行操作。
- 通过此页面,您可以设置从您的移动设备访问。但是,在本文中我们将跳过此步骤。
- 对于最后一步,您可以点击继续访问 Zoho Mail。
SPF记录配置
发件人策略框架或 SPF 是与域关联的 DNS 文本记录,用于标识允许为特定域发送电子邮件的服务器。收件人使用 SPF 记录来验证它是否是向他们发送电子邮件的允许服务器。
对于 Zoho Mail,您可以使用以下条目为您的域创建新的 TXT 条目:
v=spf1 mx include:zoho.com ~all
下面是SPF 记录的 TXT 记录截图。
DKIM 配置
DomainKeys Identified Mail (DKIM) 是一种电子邮件验证系统,旨在防止欺骗。收件人将检查包含公钥的 DNS 条目。使用此公钥,收件人可以验证消息(包括附件)在传输过程中未被修改。我们可以在 Zoho Mail 上使用 DKIM,下面我们将向您展示如何执行其设置。
- 从您的邮件仪表板中,您可以选择控制面板>邮件和文档。
- 选择Mail Administration下的Org Settings,然后选择DomainKeys Tab。
- 输入TXT 记录名称,使用唯一的名称来标识 Zoho Mail,例如 zoho 或 zohomail(我在这里使用 zohomail)。单击生成新记录以生成新的 TXT 值。
- 创建新的 TXT 值后,您现在可以创建类型为 TXT 记录的新 DNS 记录。
- 以下是Namecheap DNS 面板上的 DNS 条目示例。
- 创建新的 DNS 记录后,您可以单击开始身份验证按钮。身份验证成功后,按钮将变为Stop authentication。
使用自定义 URL 访问 Zoho Mail
您可以从https://www.zoho.com/mail/login.html访问 Zoho Mail ,或者您可以只打开Zohomail.com并点击页面右上角的登录。但是,为了让您的用户更轻松地访问 Zoho Mail Web,您可以为登录页面创建自定义 URL,例如:mail.domain.com 或 webmail.domain.com,而不是上面的长 URL。
您需要为business.zoho.com的自定义 URL创建别名或 CNAME 。下面是在 Namecheap 域管理上创建 CNAME 的屏幕截图。
设置双因素身份验证
为了提高您的电子邮件帐户的安全性,您可以使用双因素身份验证或 TFA,以在密码之外使用额外的安全方法。即使有人知道您的密码,只要他们无法访问 TFA 设备,他们就无法登录您的帐户。
以下是有关如何为您的 Zoho Mail 账户设置 TFA 的说明。
- 单击右上角的头像,然后选择我的帐户。
- 单击立即设置保护。
- 选择谷歌验证器,点击下一步。
- 您可以在Google Authenticator的帮助下扫描Zoho Mail 提供的二维码。它在Google PlayStore上适用于 Android ,在iTunes上适用于 iOS 设备,也适用于 Blackberry。您可能还需要条码扫描器。对于 Android,我使用 ZXing Team 的Google Authenticator Barcode Scanner建议的那个。
- 在这里,您还将了解如何使用 Android 智能手机创建 MFA 设备。打开条码扫描器,以便我们可以扫描 Zoho Mail 提供的二维码。
- 我的手机上有两个身份验证器应用程序,所以我在这个屏幕上可以在Google Authenticator 和 Duo Mobile之间进行选择。为此,我将选择 Google Authenticator。
- 您将收到保存您帐户密钥的确认信息。点击确定。
- 如果您刚开始使用 Google Authenticator,它只会显示一个帐户。由于我有多个帐户使用此软件,因此它将是列表中的最后一个。此处显示的数字是您在下一步中必须输入的验证码。输入验证码并点击验证。如果您使用自己的计算机,您还可以单击受信任的浏览器,这样就不会再次要求您提供 TFA。,然后单击验证。
- 输入您当前的密码,然后单击打开。
- TFA 设置几乎完成。现在我们需要验证电话号码。不过,此步骤是可选的。
- 输入您的电话号码,然后点击发送验证码。Zoho Mail 将向您发送一条包含验证码的短信。
- 输入 Zoho Mail 发送的验证码,然后点击验证。
- 您将拥有备用验证码。
- 您可以将这些代码保存为文本或将它们打印出来。如果您丢失了手机,您可以将这些备用代码用作验证器。
- 如果您使用双因素身份验证,则需要为用于访问 Zoho Mail 的每个应用程序(包括桌面邮件客户端)创建应用程序特定密码。要执行 sp,请在此步骤上单击“继续” 。
- 双重身份验证配置已完成。您可以单击显示我的偏好以转到您的偏好页面。
- 在首选项页面上,您可以看到您的备份验证码、设置应用程序特定密码以及您当前的受信任浏览器。
设置应用程序专用密码
正如我之前提到的,如果您在帐户上使用 TFA,则需要为用于访问 Zoho Mail 的每个应用程序生成应用程序专用密码。在以下步骤中,我们将学习如何执行它。
- 单击管理应用程序专用密码。
- 输入此应用程序特定密码的名称以及您当前的密码。
- Zoho Mail 将生成一个新的应用程序专用密码。您只能看到一次,因此请务必保存密码。
- 在右下角,您可以单击显示生成的密码链接。您可以从此处查看应用程序特定密码列表,并在必要时删除密码。
管理受信任的浏览器
- 从accounts.zoho.com,选择安全,选择双重身份验证并点击管理受信任的浏览器。
- 在此页面上,您可以看到您信任的浏览器列表。在这里您只能删除特定的浏览器。
测试发送电子邮件
完成前面的所有步骤后,您的 Zoho Mail 账户就可以使用了。现在您可以通过发送测试邮件来测试您的新 Zoho Mail 账户。在以下示例中,向我的 gmail 帐户发送了一封示例电子邮件。我的 gmail 帐户已成功收到电子邮件。
现在让我们检查我们的 SPF 和 DKIM 设置。单击回复按钮旁边的下三角,选择Show Original。
您可以在此处看到 Google 已显示您的SPF 和 DKIM 配置。
结论
在这篇内容丰富的文章中,我试图向您展示如何注册新的 Zoho Mail,设置 Zohomail MX、SPF 和 DKIM,创建自定义 URL以访问 Zoho Mail,配置双因素身份验证,以及测试从 Zoho Mail 发送电子邮件。
现在您可以自信地将您的电子邮件地址与您自己的域放在一起,并与您的客户或团队进行无缝沟通。
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电子邮件营销:做好它的技巧