Google 云端硬盘是您的工具包中功能最丰富的工具之一，它可以做任何事情，从帮助您管理日历到将所有工作组织在一个地方。
尽管 Google Drive 提供了所有功能，但即使是其最常使用的用户也不知道其中一些最有趣的功能。因此，我整理了一份提示列表，以帮助您充分利用 Google 云端硬盘。您会惊讶地发现该工具可以大大提高您的工作效率。
1.离线访问文件
Google 云端硬盘的最佳功能之一是即使您处于离线状态也可以访问您的文件。如果您在飞机上或在无法访问互联网的地区，这会很有帮助。
- 在您的计算机上打开 Google 云端硬盘，然后单击齿轮图标以打开右上角的“设置”。
- 选择“常规”选项卡并向下滚动到“离线”部分。
- 在这里，选中离线创建、打开和编辑文件旁边的框。
现在，当您未连接到 Internet 时，您仍然可以访问您的文件并对其进行处理。
2.共享受控访问的文件
Google 云端硬盘使您能够与其他人共享文件，但您也可以控制他们可以和不可以对文件执行的操作。例如，您可以授予某人查看文件但不对其进行编辑的权限。
- 要共享文件，请打开 Google 文档，然后单击右上角的共享按钮以在 Google Drive 中打开它。
- 然后提供您希望与之共享的人的电子邮件地址，并选择您希望他们拥有的访问级别。
- 单击编辑器，将出现一个下拉菜单，您可以在其中选择查看器、评论器或编辑器来调整接收者可以对您的文件执行的操作。
- 如果您想让其他人知道您已与他们共享文件，请选中通知人员选项。
- 还有另一种选择可以通过链接共享文档。为此，请单击“获取链接”栏并相应地调整共享设置。
- 最后，单击完成以共享文档。
3. 在文档/项目上进行协作
那些为了修改一个文档或项目而来回发送电子邮件的日子已经一去不复返了。您现在可以使用 Google Drive 轻松地与他人实时协作。您可以选择允许您的合作编辑在您与他们共享时修改和更新 Google 云端硬盘文件。
您还有其他共享选项，例如：
- 文件– 查看其他共享选项。
- 下载– 通过下载不同格式的文件（如 Word 文档、PDF 文件或 HTML 文本）来共享文件。
- 发布到网络– 为您的文档创建一个简单的网页。
- 电子邮件作为附件——将您的文件作为电子邮件附件发送。
- 电子邮件合作者——发送一封电子邮件，其中包含指向您的文件的链接。
此外，Google Drive 提供的工具使与同事的协作变得非常容易，包括聊天、评论和修订历史记录。要了解有关这些功能的更多信息，请查看下图：
1条评论
要查看包含按时间顺序排列的与文件相关的所有评论的线程，请单击“评论”按钮。您还可以发表新评论或回复现有评论。
2.分享
将光标悬停在“共享”按钮上可查看文件当前可见性设置的说明。要更改文件的共享设置，请单击共享按钮。您可以与他人共享您的文件、更改文件的可见性或生成可共享的链接。
3.正在查看和聊天
要与当前正在查看该文件的其他人聊天，请单击此处（参见图中的数字 3）。值得注意的是，聊天不会保留在评论部分。
4.光标
当协作者编辑文件时，他们正在编辑时会出现一个颜色鲜艳的光标。个人所做的任何修改都将实时可见。
5. 添加评论
您可以使用注释将快速消息附加到特定文件部分。您发表的任何评论都对您的合作者可见，他们可以对其做出回应。要评论，请右键单击要评论的文本，然后从下拉菜单中选择评论。您的合作者可以通过回复或解决来回复评论。
4. 边聊天边协作
Google 云端硬盘提供实时聊天功能，因此您可以在处理同一文档时与协作者进行交流。如果您想向某人提问或征求他们对某事的意见，这会很有帮助。要使用聊天功能：
- 打开 Google 云端硬盘文件（文档、电子表格或演示文稿）。
- 从右上角的下拉菜单中选择聊天。如果您是文件中的唯一人员，则此功能将不起作用。
- 用您的消息填写聊天框。
- 完成后，您可以通过单击右上角的关闭来关闭聊天窗口。
注意：查看该文件的任何人都包含在 Google 文档、表格和幻灯片的所有聊天中。对话没有保存在文件中。
5.通过评论将任务分配给他人
如果您想将任务分配给某人，您可以通过在文档中添加评论来实现。评论是跟踪需要做什么以及谁负责做的好方法。
- 打开文档并单击右下角的“评论”按钮以添加评论。
- 然后输入您的评论并按Enter键。
6.使用模板
Google 云端硬盘附带多个模板，您可以使用这些模板快速轻松地创建文档。例如，有一个用于创建简历、发票和会议议程的模板。要使用这个：
- 打开 Google 云端硬盘并单击左上角的新建按钮以访问模板。
- 然后选择模板，然后您可以在其中搜索所需的模板类型。
7.使用键盘快捷键
Google 云端硬盘带有多个键盘快捷键，可以节省您处理文档的时间。例如，您可以按键盘上的 Ctrl+S 来保存文档。
- 要查看键盘快捷键的完整列表，请打开 Google 云端硬盘并单击右上角的“帮助”按钮。
- 然后在搜索框中，键入Keyboard shortcuts。在这里你会得到无数的结果。
- 从此列表中选择您需要的一个，然后单击Enter。
8.使用OCR功能
Google Drive 还包含一个漂亮的文本识别工具，隐藏在网络界面中（以及 Android 应用程序，不幸的是不在 iOS 应用程序中）。这种称为光学字符识别 (OCR) 的工具可以扫描图像并提取文本。
- 只需在 Google 云端硬盘中上传图片或 PDF，然后右键单击文件并选择打开方式。
- 然后单击Google Doc将图像/PDF 转换为可修改的“纯文本”文档。
9. 个性化您的文件
Google 云端硬盘可让您通过更改文本字体、大小和颜色来个性化您的文件。您还可以将图像添加到文件中。方法如下：
- 打开文档并单击“格式”按钮。
- 然后选择文本并进行更改。
- 要添加图像，请单击“插入”按钮，选择“图像”，您将看到不同的选项来选择您希望如何添加图像。
10.星标文件和文件夹
如果您需要经常访问某个文件或文件夹，您可以给它加注星标，以便以后更容易找到它。以下是如何做到这一点：
- 打开它并单击星形按钮。
- 星号将变为黄色，表示文件或文件夹已加星标。
此外，如果您想查看所有已加星标的文件和文件夹。
- 打开 Google 云端硬盘并单击左侧导航面板中的加星标按钮。
- 在这里，您会在一个地方看到所有加星标的文件或文件夹。
11.使用高级搜索
您可以使用高级搜索快速轻松地查找文件和文件夹。例如，您可以使用高级搜索来查找上周修改过的文件或包含特定单词或短语的文件。
- 要使用高级搜索，请打开 Google 云端硬盘并导航至搜索栏。
- 然后输入您的搜索关键字并按Enter 键。
- 或者，您可以选择搜索选项以打开更详细的搜索表单。填写该表格，然后单击“搜索”。
12. 将文件附加到 Google 日历事件
Google 云端硬盘可让您将文件附加到 Google 日历活动。这是将所有与活动相关的文档保存在一个地方的好方法。
- 要附加文件，请打开Google 日历并创建或编辑活动。
- 然后单击添加按钮并选择文件附件。然后您可以选择要附加的文件。
13. 跟踪 Google Drive 活动和文件版本
如果您想跟踪 Google Drive 帐户中的活动或文件的版本，您可以使用活动和版本功能来实现。活动功能可让您查看最近对文件所做更改的列表。版本功能可让您查看文件所有先前版本的列表，并在需要时恢复到先前版本。要访问活动功能：
- 打开 Google 云端硬盘，然后单击左上角的查看详细信息按钮。
- 然后选择活动。
- 要访问版本功能，请打开要跟踪的文件，然后单击右上角的文件按钮。
- 然后选择版本历史。
在这里您将看到两个选项：命名当前版本（命名此版本以在版本历史记录中跟踪它）和查看版本历史记录。通过单击查看版本历史，整个工作历史将显示在屏幕上。
14.使用语音输入
如果您想不用手打字，可以使用 Google Drive 中的语音输入功能。
- 要使用语音输入，请打开 Google 云端硬盘，单击“新建”按钮，然后选择“Google 文档”。
- 在文档中，转到工具，将出现一个选项列表。
- 在这里点击语音输入。
然后您可以开始说话，您的文本将出现在文档中。
15. 将文档翻译成其他语言
语言翻译是 Google 云端硬盘的一项内置功能。这意味着您只需点击几下，即可将文档与其他语言互译。此功能将使您能够与来自世界各地的同事和客户一起工作。要使用此功能：
- 打开您要翻译的文档，然后单击顶部的“工具”菜单。
- 然后选择翻译文档。然后，您可以选择要翻译的语言。
16. 将文件和图像保存到 Google Drive on Mobile
Google Drive 最好的部分是您可以从任何地方访问它，包括您的手机。这意味着您可以在旅途中轻松地将文件和图像保存到您的 Google 云端硬盘帐户。去做这个：
- 打开要保存的文件或图像，然后选择共享按钮。
- 然后选择添加到驱动器。然后系统会提示您登录到您的 Google 云端硬盘帐户。登录后，文件或图片将保存到您的 Google 云端硬盘帐户。
17. 将文件附加到 Gmail
您可以将 Google Drive 中的文件附加到您的 Gmail 邮件中，这样您就可以一起处理文档或与家人、朋友和同事共享照片。
这是你如何做到的：
- 打开 Gmail 并撰写一封新邮件。
- 从下拉菜单中选择Google 云端硬盘。
- 选择您要附加的文件。
- 在页面底部决定您要如何发送文件：
- 此链接适用于存储在 Google Drive 中的任何文件，包括使用Google Docs、Sheets、Slides 或 Forms生成的文档。
- 附件：此功能仅适用于不是使用 Google 文档、表格、幻灯片或表单创建的文件。
- 完成后，选择插入。
当您将 Google Drive 文件附加到邮件时，Gmail 会检查以确定您的收件人是否有权访问该文件。如果他们不这样做，系统会要求您在发送消息之前调整文件的共享设置。
18.自动生成目录
您可能不会认为 Google Drive 是创建目录的地方，但它实际上做得很好。您可以使用此功能为长文档自动生成目录。
目录允许您查看文档的结构。您可以随时添加或删除目录。
- 在您的 PC 上打开 Google Docs 文档，然后将光标放在您要在文档中添加目录的位置。
- 转到插入并向下滚动到目录。您还可以选择目录的外观。
- 要删除目录，只需右键单击它并选择删除目录。
19.访问已删除的文件
您可以访问您的 Google 云端硬盘帐户中已删除的文件。如果您从 Google 云端硬盘帐户中删除文件，该文件将被移至垃圾箱文件夹。回收站文件夹是 Google 云端硬盘中的一个特殊文件夹，用于存储已从您的帐户中删除的所有文件。
垃圾文件夹仅供您使用。这意味着您可以从连接到您的 Google Drive 帐户的任何设备或计算机访问它。垃圾文件夹中的所有文件将在 30 天后自动删除。
要访问垃圾文件夹：
- 打开 Google 云端硬盘并转到左侧面板中的回收站。
- 然后您将看到已从您的帐户中删除的所有文件的列表。然后您可以还原任何您想要的文件。
20. 使用移动应用程序编辑文档和电子表格
很多时候，您需要随时随地访问和编辑文档和电子表格，而移动应用程序可以很好地帮助您完成这些工作。
Google Drive 拥有适用于Android和iOS 设备的专用移动应用程序。该应用程序允许您在手机或平板电脑上轻松编辑文档和电子表格，并且可以免费下载和使用。
结论
Google Drive 是一种基于云的强大存储服务，可让您轻松存储文件并与他人共享文件。在本文中，我们介绍了使用 Google 云端硬盘的一些最佳提示和技巧。
这些提示可帮助您充分利用 Google 云端硬盘。我们介绍了如何创建和编辑文档和电子表格、如何将文件附加到 Gmail 邮件以及如何访问帐户中已删除的文件。我们希望您发现这些提示有帮助